編者按：郵寄是將所有相關信息傳遞給參展商，而運輸是指將信息資料、供給等會展所需物品運送到會展地點。運輸物品包括所有報到記錄、文件袋、包裹、資料，報到處和辦公室需要的所有用品，會展期間要分發的物品，特別是活動要頒發的獎品以及會展地點不能提供但卻用得著的東西，都要運到會展舉辦地點。

 

　　在運輸方面需要考慮以下問題：運輸物品和數量、運輸時間、運輸地點、運輸方式選擇等等。

 

　　運輸物品和數量

 

　　對于普通會展，尤其是不超過100人的小型會展，除了宣傳冊、會展材料、會展標識、名卡等用品外，一般不需要運輸太多東西，飯店或會展中心通常會配備一些基本辦公用品。

 

　　如果組織者需要在會展上給參展商發放文件袋，尤其是會展規模比較大，參展商達到幾百上千人時，運輸的物品就比較多了，可能有成箱的日程表、小冊子、文件袋等。

 

　　大型會展還要附帶與展覽有關的其他物品，此時就需要和承運商聯系托運事宜。托運是指將貨物從卸貨碼頭運離、儲存、最終運至會展地點或展覽大廳。會展地址必須能夠容納參展商所攜帶的所有物資。比如，一個展覽有100個展位，把展品從倉庫運到展廳還要借助于承運商。有些會展地點對物品的大小和重量有限制。在運輸工作開始之前，會展組織者和參展商都要對細節了解清楚，做好早期調研，把所有不能攜帶的物品都交給承運商，自身只攜帶貴重物品和重要文件。

 

　　運輸時間

 

　　運輸的時間也非常重要，作為會展(www.cnena.com)組織者，需要協調好自己、會展地址和發貨人三方之間的關系。你可能已經準備好物資，承運商也可以隨時給你發貨，但會展地點可能沒有足夠的空間來存放你的貨物，因為在你之前那里可能還有其他的會展或活動，他們也需要運輸物資。即使酒店或會展中心有足夠的空間，發貨人也可以隨時運輸，但過早地將自己的貨物箱與其他人的貨物箱一起堆放在儲存室里可能產生混淆，貨物也可能會受損。

 

　　運輸物品要確定一個最佳時間。首先，咨詢承運商關于貨物從你所在的地方運到展廳需要的時間。然后，通知展廳你的進出時間。運輸不只是將貨物運輸到會展地址，會展結束后你還需要打包運回一些貨物，因此貨物撤出會場的日期也同等重要。最后，經過協商后，制定出合適的時間表，讓承運商能夠按時處理運輸事宜。

 

　　如果運輸的是文件匯編、日程安排之類的印刷品，你可以和印刷商協商，讓其直接把這些資料運輸到會展地址。要做到這一點，需要提前與各方進行良好的溝通。

 

　　運輸目的地

 

　　運費不僅取決于貨物種類和數量，還與目的地有關。當地會展的運費相對來說要少一些。如果會展在另一個省市，或比較遠的地區，或國外召開，費用就必然會增加。其實，即使是在當地舉辦會展，同樣也不能輕視運輸這個問題。

 

　　運輸方式選擇

 

　　運輸等式中的最后一個變量是“如何運輸”。根據會展規模的大小，可以做出不同的選擇。當會展(www.cnena.com)規模較小時，你可以選擇親自搬運。也就是說，你自己是自己的運輸商，這被稱為“個人運輸”。這種方法可以節約成本，因為只需要支付燃料費和自己的時間。但是，如果會展不是在當地召開，或者會展規模比較大的話，這種方式就不適用了。