第一部分展覽會前的準備工作 

展覽會的策劃過程是一個綜合而又復雜的過程,并不是簡單的等價交換。它是為賣家和買家提供一定的環境和場所，促使交易達成的過程。評價一場展覽會的策劃，而是要涉及到眾多行業和部門的，因此我們在策劃展覽會的時候要充分考慮到各方面的因素。 

一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協調組織好這些部門，為展覽會的成功舉辦而鋪路 


從上述圖中我們可以看到展覽業促進了相關行業的發展，同時主動權又完全掌握在展覽的組織策劃者手中。作為一名有著豐富展覽經驗的組織者來說，必須要充分的考慮到這些因素，才能使展覽會達到圓滿的目的。否則其中一環沒有考慮到，都要付出很大的代價。因此要求策劃者本著以上實際出發，真正意義上策劃一場全面而又深度的展會。 

二、項目經理制 

目前大多數展覽公司實行的是項目經理制，即項目經理從展覽會的組織確定到招展，及最后展出期間所遇到的問題的負責制。它要求（如圖1）所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個合格的舵手。

項目經理策劃會議的前期工作 

市場調研 

市場調研對于策劃者來說，尤其第一屆展覽會的策劃特別重要。對于首屆展覽會的開展具有以下缺陷： 

1、沒有成功召開的經驗和現有模式。 

2、沒有創造出品牌 

3、沒有與顧客建立穩定的關系及沒有穩定的顧客群 

4、不了解行業市場的發展動態 

要求項目經理 

1、具有敏銳的市場調查能力和超前的市場知識，曾經有一個會展界同行說：“當別人已經占領了山頭，我們沒有必要去搶這個山頭，我們可以另開辟路。占領別人沒有發現的山頭”。這是一個最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創新意識，即對周圍和未來的事業的關心與思考。京某展覽中心，在策劃中國第一屆零售業的展會成為我們的展會的成功典型，我們可以作為思考。項目經理在準備策劃這個展會時，不僅提前到實地考察,而且收集了大量的相關信息,確定未幾年中國發展趨勢,而成功的策劃了這屆展覽,并取得了展會的延續性。 

2、可行性分析報告。展覽會的實地考察、企業的反應，相關資料的整理，通過這些信息的觀察和自身的經驗，確立展覽會的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會的召開與否。再匯報給上級主管，最終根據報告制定整體展覽會方案，因此書寫報告也是項目經理非常主要的環。因為決策者在支持展覽會的召開是根據會議可行性報告和項目經理對整個行業的了解程度來決定的。 

項目場地的確定、規模及時間 

項目經理根據市場調查，最終確定展會召開，必須充分考慮到展會的場地、規模及時間的確定根據國際慣例，一個成品版和規模的展會，并不是首次舉辦就規模很大的，是經歷一個過程而發展壯大的。當然展會規模和起點高其影響力度也就更高，但這對于展會策劃者來說風險和投資太大，造成很大的壓力，日前我國根據場館規模及相應配套設施以及展覽知識還遠不及歐美等展覽業發達的國家（以國家際展覽會策劃為例）必須要充分考慮到國際展的要求： 

⑴國外參展商必須要達到整體參展對象的20% 

⑵展會召開期間，邀請的國外參觀者要達到整個參觀人數的20% 

在國內很多研展會，號稱國際但大多數達不到這個要求，因此并不算是一個真正的國際展會，而只能是區域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。 

場館整體的因素： 

1、硬環境的考慮： 

Α、場館的交通是否便利； 

Β、場館周圍的酒店、娛樂設施是否齊全 

C、場館的交通運輸方式是怎樣安排的 

①是否有貨運電梯 

②場館倉庫的庫容量有多大 

D、場館的面積及場地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關租用配套設備。 

E、研討會的場地安排 

2、軟環境的考慮 

①場館內部保衛設施是否到位 

②場館的停車場及休息場所是否合理 

③場館的水電供應情況 

④場館的衛生清理工作 

⑤會議期間場館提供的相應服務 

租賃方式一般分兩種情況： 

1、以場館實際建筑面積計算，按平方米/元/天來整體計算場地租金，國際上專業會展的召開期為六天。布展為兩天，開展期為四天，也有安排五天或七天的。 

2、按場地實際搭建展位（標準3*3）即每個展位/天/元計算總體租金，根據具體的租賃方式，在確定場地后，場館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據場館租賃的規模來算大約為整個租金的30%，也就是說整個場館的費用為一百萬，確定場地租賃合同后要求支付30萬的租金，因此這是策劃展覽的一項很大的費用投入。 

建議：①首次展覽會場地不要太大。根據自己的實力做出預算?？刂圃谝蝗f平方米以內為宜，南方某展覽公開發中心在策劃展會時估計失誤，過于樂觀，預定了兩萬平方米，但最終只招了4000平米的場地，結果損失了將近1.6平方米定金。 

②建議要充分考慮舉辦展覽會的時間，如果同期在同一個地方一個日期內有2到3個展覽與其發生沖突，這將勢必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。 

三、項目招展 

展覽會議的招展工作中與展銷會有很大的不同： 

A、展覽的展即展示——參展者構成，覽即看——觀眾構構成的。如果是專業的展覽會，還需要邀請專業人士或同行業內人士參加，普通大眾不是展覽會的邀請對象。一般這種招展對象具有以下特點： 

①實力比較雄厚，重視產品和品牌的宣傳； 

②技術力量雄厚，一般為技術領域領頭羊或是生產者本身； 

③規模和檔次都要比較高； 

④注重參觀對象 

⑤注意展覽會議期間的相關行業研討會 

⑹注意參展的同行 

例如：在我國每兩年舉辦的汽車展，全球汽車廠商為搶占中國市場，在展覽會期間把上述6點展示得淋漓盡致，做到完美無缺的地步，因此策劃者在進行招商策劃時，要充分考慮到參展商即我們的客戶的心態，進行仔細而又深入的研究，才能做好招商工作的過程。 

B、建議 

①重點突破幾個知名的大型企業，以知名的大型企業帶動小型企業的參展。 

要求特裝修，把整個展覽會場裝飾起來。 

②以先期參展的優惠方式吸引參展商參展，并盡快落實參展商的展位，費用。 

③取得國內外行業協會的支持，通過行業協會邀請參展對象做招商工作。（因為在國外很多行業協會是因各個行業自身組成的，本身就是多行業領頭羊的綜合體現） 

④“以會帶展，以展帶會”突破傳統的思維模式。展覽會特別是專業性很強的展覽會，相應召開的研討會將是展覽會的實質性的東西，招展者在招商時可以利用自身的優勢來通過會議的重要性來帶動企業參加展覽會。把會議研討與展覽結合，是企業參展的積極性所在。 

C、具體操作 

①項目經理根據展會情況制定好招展計劃（因為這樣有利于安排展會進程，合理安排時間。） 

②分配具體招展對象公關工作（按照業務員的各個優勢，充分的發揮其潛能，挖掘客戶）。 

③資金運作的到位（展覽是以展位租賃的形式進行交易的。確定展位不一定確定的費用到位，因此在招展中最終確定的企業參展還是在于資金到位。） 

④廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段 

a.前期招商宣傳 

b.后期的品牌宣傳，即觀眾的宣傳 

Ⅰ、普通大眾的宣傳Ⅱ專業觀眾的宣傳 

c.會期會場廣告宣傳 

⑤展覽會的服務：企業參展作為組織方必須為企業提供一個參展指南，介紹大會的具體安排即相關的運輸、酒店住宿等相關的服務。這樣促使參展商更加全面的了解展覽會的行程以使更加合理的安排時間。 

第二部分展會期間的組織協調工作 

一、展覽會布展期的工作安排 

1、設立場地前臺接待 

⑴負責參展企業報到登記 

⑵根據參展報名情況落實參展證的派發和展品進入場地確認 

⑶派發參展企業在參會期間的參會指南 

⑷進行一些相關企業的咨詢活動，介紹展場的大體安排情況 

2、酒店接待處 

⑴設立前臺接待處 

⑵進行參展展商住宿登記 

⑶住宿表要求 

a.企業名稱b.房間號碼c.酒店聯系電話d.房主姓名 

⒊場館現場協調工作 

⑴負責監督現場施工，即根據參展企業要求進行裝修的展位施工 

⑵對現場工作中注意防火、防電、防盜等工作 

⑶為企業協調現場租賃業務 

⑷根據企業報名表，布置安排會場場外的廣告宣傳（一般為參展企業根據要求而設立的） 

⒋交通運輸安排及搬運工作 

⑴企業運輸展品的接待及裝卸 

⑵搬運工作協調 

二、展覽會的開幕式組織工作 

在開幕式前要求所有的室內、室外的布展工作完成，準備迎接參觀者的參觀，如何做好開幕式也是項目經理的協調體現。 

1、確定邀請參加展覽會開幕式貴賓名單 

2、確定邀請參展企業的記者名錄 

3、開幕式的場地搭建要求 

⑴挑選突出的位置；一般設為展廳大門正前方 

⑵要求布展的莊重大方 

⑶要求放音設備到位 

⑷相關的禮儀及場地氛圍設計要求 

⒋開幕式主持人講話內容的審定，及參加嘉賓講話內容的審定 

要求：簡單明了，突出主題，在最短的時間內表達中心 

⒌開幕式時間建議為10-15分鐘 

⒍開幕式結束后，帶領嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會后的安排工作 

三、展覽會召開期間的組織工作 

展覽會召開期間的所有工作進入最后結束的倒計時工作，前期大量的組織工作得到體現在于幾閏的展覽會效果，參展商滿意，參觀者滿意，才能說明展會的成功。 

要求： 

⒈做好大會的參觀人數的統計、分類。 

⒉發放大會的展覽會刊（每天定時發放，要根據參觀對象的身份發放） 

⒊協調展會期限研討會會議組織安排工作，做好研討會與展覽會有機結合 

⒋做好最后的中間人形象，積極為企業牽線搭橋，為企業服務 

⑴為企業提供洽談間（休息室） 

⑵為企業提供簽訂合同場所 

⑶及時將參觀者的信息反饋給企業 

⑷積極與企業溝通，了解企業的想法及要求 

⒌統計大會的成交額做好記錄 

⒍積極聽取參會代表對大會的意見和建議 

⒎根據參會信息，再次邀請參會企業參加第二年的展會 

四、撤展 

展會的撤展工作一般為大會的最后一天下午提前一個小時，進行會場登記情況工作和出訪工作。 

派送撤館通知要求： 

1、保持館內秩序 

2、要求每個參展商清理自己的展品，并保管好 

3、按照先后有序的組織出館工作 

4、進行最后的清理工作 

五、會后總結 

展覽會的會后總結，是以后展覽會的延續，也是成功案例的表現，因此項目經理在結束整個展會后，要求對整個展覽會工作及整體情況進行一個整體分析，以便今后工作的合理開展。 

第三部分展覽會的策劃 

會議，無論是國際性會議還是國內會議，包括兩種情況： 

1、以技術交流為主的學術會議（內容主要是從技術的角度探討，交流某一領域的最新技術） 

2、以產業發展動態為主題的會議（政府的導向性比較濃厚，以政府對產業政策的發展動向進行交流探討，以什么樣的宏觀形式促進某領域的發展） 

會議的策劃者，首先要給自己的會議進行定位，這里就會議策劃流程作如下圖表： 

一、策劃會議前應考慮的因素 

㈠組織者自身的實力 

1、與政府間的交流及所處的位置 

目前在我國，很多會議的召開是得到政府機構、行業協會的審指和支持的（企業自身組織的本企業技術研討會除外），行政主導占有很大比重，在未來幾年即使中國展覽市場有所改觀，也不會出現較大的變化的。而會議的召開（特別是產業動態的會議），如果得不到這一領域的機構的認可和支持，其收效就很難估計了。因此在策劃會議無論是技術會議還是策劃政府民向會議必須權衡自己的對外實力，如上海“財富論壇”得到上海市政府的支持，因此，會議的召開在很大程度上支配地位還處在政府行為之中。 

2、是否有承辦組織會議的資格 

主辦出國展需要貿促會，國家經貿委等的審批。會議召開也同樣經過審批，核定才能最終確定能否召開。舉辦會議的組織者本身是否合法。有權組織會議必須要有展覽經營許可證?，F在有很多民營公司也在參與國際會議的策劃，因此在策劃會議的時候，要審視自己的公司或組織是否有辦會的業務。 

㈡組織者內部的組織機構 

1、審視自己的機構是否有優秀的組織策劃者。會議成功的召開在很大程度上取決于策劃者的策劃及組織工作，一名優秀的策劃者一般應具備幾下幾個基本素質： 

a.經驗豐富b.思維開闊c.興趣廣泛d.會展工作的積極性e.較強的文字組織水平 

d.較強的組織能力 

策劃者不僅僅要做好策劃工作還要了解整個會議的流程，才能更好地把握會議，開創新思咱，創造更大的利潤。 

⒉資金是否到位 

會議召開的前期準備工作是需要一定的費用的，如果在整個策劃過程中費用得不到保證，在很大程度上會影響會議的成功召開，那么策劃一場會議的費用需要多少？必需要做一個大會整體預算。 

⒊主題思路是否鮮明 

對會議主題，思路的要求，緊跟時代肪博，并預測某一領域的發展趨勢和走向。如我們前幾年探討的第三代移動通信技術的研討會，生命工程的研討會，環保技術的研討會等等。它們都具有共同的特點：主題鮮明，對未來的發展趨勢具有一定的導向作用。 

三、在會議策劃中應考慮的問題 

1、會議籌備期的評估 

預計籌備會議（定期召開國際會議），首屆會議籌備期估計要用6-8個月；第二屆會議估計為4-6個月。 

會期一般為1天、2天、2.5天或3天，筆者建議會議最好是開兩天，這樣有利于會議內容及聽眾得到延續。如果召天一天會議，會議內容不一定能講透徹；如果3天時間，多數參會代表無法聽下去（由于身理方面，心理方面及其它外在因素等等的制約，當然也要根據具體情況而定，不能一概而論）。 

2、對會議主題內容的評估 

評估研討會的內容框架是整個會議在招展過程式中的靈魂，要做到以下幾點： 

a.新b.吸引人c.務實d.要有論據 

案例：中國網絡經濟的發展戰略國際研討會 

主題內容： 

⑴網絡經濟的發展戰略國際研討會主題內容 

⑵圍繞電子商務平臺，探討中國網絡經濟的發展戰略和思路 

⑶如何利用互聯網提高企業的國際競爭力 

⑷探討電子商務中的知識產權問題，進一步完善電子商務法律體系 

⑸探討政府機構進行跨部門、跨行業的信息化體系建設 

⑹探討網絡技術的安全性、保密性、適用性等問題 

3、對會議的可行性報告，背景材料進行評估 

會議的策劃中要報批會議立項（向上級主管部門或行業協會等有主辦權力的單位報請主辦單位）的可行性報告、背景材料等書面材料進行審核才能確定是否報批，因此在報批文中，兩者占有舉足輕重的作用） 

信息收集是否到位： 

⑴會議召開的某一領域發展動態的資料，信息是否搜集到位 

⑵擬邀請會議參會對象的名錄是否到位 

寫背景材料及可行性分析須考慮以下幾個方面： 

a.目的b.同行業的發展情況c.會議召開的必要性d.具體操作的可行性e.對上級主管部門的要求 

籌備方案包括： 

⑴會議名稱、時間、地點、規模 

⑵擬邀請主承辦單位、支持單位 

⑶會議研討內容 

⑷具體操作辦法 

⑸承辦單位的名稱等 

要求：簡單、明了、內容豐富、一目了然 

4、對邀請擬主辦單位的對象、支持單位對象的評定需做出如下準備工作 

⑴市場調查工作的情況 

⑵可行性報告的出籠 

⑶籌備方案的出臺 

⑷主辦單位、支持單位的回執表 

確立主辦單位后，正式確定會議的召開，進入會議召開的倒計時工作 

5、對會議的創意有哪些方面的優勢 

這種創意包括：會議主題的創意，會議內容創意，會議活動創意。 

四、對會議的標準及規模的評估： 

我們在組強策劃一場會議的時候是按什么標準來定很重要，這需要參照前面提到的整體實力而定，即使是政府參與也是要根據會議情況而定。會議一般分為高級（邀請對象為副總裁及以上一些知名專家以及政府部門的高級官員參加，能夠起決策作用的領導參加），中級（對產業政策及一些政府具體操作官員參加），一般會議的召開（邀請對象根據情況而定） 

1、會議的規模也是根據會議的級別及會議的內容而定，分為三個規模：（1）100人或100人以下；（2）250人——300人之間；（3）400人或400人以上三種檔次，這樣有利于做出會議的整體預處方案，也有利于招商工作的整體安排 

2、經費核算 

做好會議的經費預算是會議策劃者的頭等大事，那么從會議籌備開始到會議結束要多少費用呢？怎樣進行預算？ 

以上海為例：規模250——300人 

案例 

×××××會議經費預算表 

一、主會場租金 
二、會場氣氛布置 
三、設備租用 
投影儀有線話筒無線話筒 
四、酒店餐飲 
午宴晚宴茶休 
五、廣告宣傳 
同聲傳譯設備 
會議資料 
紀念品 
會場禮儀 
代表證 
廣告牌 
文件包 
六、交通通訊、客戶聯絡費 
七、專家勞務費 
八、員工勞務費 
九、辦公費用 
十、不可預見費 

十一、根據會議策劃需要的其它的費用（另議） 

對經濟來源進行評估 

市場經濟的發展促成了很多會議，因此促成了一些專業的會展公司、行業協會來組織承辦，經費來源已拋棄了原有的政府撥款方式，現在大多數是自籌資金進行操作的。因此會議召開的成功與否在很大程度上取決于會議內容的成功策劃。作為組織策劃者必須非常清楚費用的來源，在這里列舉幾項經費來源形式： 

1、贊助費 

贊助費是會議經費的主要來源，策劃者對贊助費來源的考慮，是否完善決定了會議的經費是否充足。贊助經費會涉及到什么樣的形式贊助？要求贊助對象贊助多少？贊助對象提供什么樣的服務等等因素，往往使策劃者在制定贊助費時很難把握，怎樣使贊助對象認為贊助費合理，筆者就根據會議的情況對贊助提出如下認識： 
贊助費分三種情況： 
⑴壟斷性贊助：即尋找某個贊助對象把大會所需費用進行承包，如我們經?？吹降?ldquo;××企業會議”等。 
⑵等級性贊助：一般情況大多數企業喜歡這種方式，分為主贊助、贊助，針對性內定贊助（如資料贊助、午餐贊助、禮品贊助等等）此項策劃者本身也感興趣。 

2、平攤性贊助：要求所有的參會企業贊助。一般情況下贊助者不是很關注此項贊助方式，因為贊助者在贊助時要衡量會議對其影響力度，而平攤制很難體現企業的主次關系及企業實力。 

目前，無論是展會還是展覽，其利潤至少在30%以上，也就是說會議利潤也會在30%。主贊助對象其用處為：主會場租賃、裝修、勞務費及其它的較大的費用支出實際開支加30%不可預見費（總體經費的10——20%左右） 

■會務費 

會務費的制訂是根據大會的整體情況來定的，一般占會議經費來源的25%——30%，也就是如果就這個會議的毛收入為一百萬，其30萬來自于會務費，如果本次會議為250—300人，那么至少要安排200人的會務費用，也就是要分擔30萬即每人定在1500元左右。 
以上僅僅作為參考意見 

■發言費 

此項費用針對的是擬參加會議發言的對象，他們一般站在企業自己的立場上發言并希戶與會代表、同行、參會領導的認可及推動這一領域的發展，為企業自身帶來效益。 
另外還有政府撥款，集資等也是我們會議的資金來源渠道。但這種情況大多數與政府參與有關。為贊助對象提供什么樣的服務。 
策劃者在經評定時，要考慮贊助對象需要什么樣的服務。以主贊助為例，我們把自己放在主贊助的立場上考慮： 
⑴我作為主贊助、主辦方能為我們提供什么樣的服務（對外宣傳、會場宣傳等） 
⑵作為主贊助、在會議上起什么樣角色？ 
⑶我希望會議召開是什么樣的形式，對我方是否有利？ 
⑷會議的召開對我們的影響有多大，能起到什么樣的作用？ 
⑸我方需要做些什么，怎樣配合會議召開 
⑹什么樣的人參加，規模，層次，會議的內容主題，及其他贊助單位是哪些等等。 
策劃者從以上六點出發把握贊助者的心里為其提供服務。 

會議的組織過程 

1、會場的確定。我們根據前面的規模和檔次來定會議的場地，考慮以下因素，以250——300人為例。 
a.會場必須容下350人。太大顯得空曠，太小顯擁擠 
b.能否提供250-300人的60%人員的住宿 
d.會議中心的硬伯服務級別（會場設施、會議的相關設備） 
e.會議中心能否提供會議期間的停車場地，會場裝修等。 
f.會議中心能否提供會議期間的停車場地，會場裝修等。 
g.會議中心給會議組織單位能否提供的最優價 

2、會議時間的確定 

會議時間的確定要考慮幾個因素 
a.確立召開的時間后，要考慮同期是否有相似會議召開，以避免發生沖突 
b.召開會議的時機是否成熟（根據會議的內容而定） 
c.對邀請對象進行考察（特別是政府會議，要考察參會人員的時間安排和參會對象的時間安排，建議不要安排在雙休日召開） 
d.考察會議期間是否有大型的活動發生沖突（國際、國內都要考慮） 
3、邀請函的全面出臺，我們在出邀請函時應注意考慮以下幾點： 
a.會標的要求簡明，并突出主題（或是會議策劃公司本公司的會標） 
b.英文對照，要求用最準確、最專業的術語把中文翻譯出來 
c.要做邀請函的版面設計工作，包括以下幾步： 
主版面設計：會議名稱、時間、地點、主承辦單位、主持單位、贊助單位 
封二設計：會議設置、前言、通知形式、要求以最標準、最精煉、最能表達的語言解釋會議的召開 
封三設計：會議主題目內容、會議時間、相關程序 
介紹及相關會議服務內容、會務費、聯系地址、聯系電話、聯系人等內容（預計一個星期完成） 

第四項：參會回執表 

4、發送邀請函的方式（在搜集信息的前提下有目的發送信息） 
a.針對邀請參會對象，發送信件，發送E-mail電話聯絡 
b.針對贊助對象，最好方式是實地拜訪（并列處贊助方案書以供參考） 
5.對于電話招商中,參會人員會提的問題 
a.會議的規模及價格的問題 
b.出席人員 
c.影響度等 
d.此次會議的目的,意義等內容 
6.會議召開期間的安排(另議) 

會議配套情況 

1、資料的印刷（邀請函的設計、印刷、資料夾的設計、制作，會場的氛圍的設計及外文翻譯等） 
a.印刷邀請函估計在2000份，資料夾350本左右 
b.會場氛圍設計，主席臺背板，會議主題板，會議中安排版 
c.會議名稱板及為贊助單位特別宣傳板 
宣傳工具，燈光，宣傳品等 
d.同聲傳譯設備 
e.發言時間、發言順序、發言人的安排 
2、國際會議的召開必須要安排同聲傳譯設備 
以北京為例：250-300人的規模 
同聲傳譯人員一般應以2-3人為宜，費用為3500+500元/人 
3、新聞發布 
舉辦新聞發布會的目的是為了招商宣傳，提高影響力。 
a.以招商為目的的最好定位在會議召開的前兩個月舉行 
b.以提高會議的知名度為目的定位在會議前4-5天舉行 
c.新聞發布會的內容是什么？安排什么人出席等 
d.確立新聞發布會的時間、地點 
e.邀請那些新聞單位參加 
f.準備新聞記者要提問的相關內容 
g.確立新聞發布會的發言人 
h.準備大會新聞稿